Tiene que revisar una cotización con un proveedor. Usted propone hablar por WhatsApp, pero la otra persona no tiene cuenta. Entonces empieza el intercambio: ¿qué aplicación usamos?, ¿hay que instalar algo?, ¿cómo nos conectamos?
Una conversación que debería tomar unos minutos termina necesitando más coordinación de la esperada.
WhatsApp acaba de eliminar una de esas barreras. Su nueva función de llamadas con invitados permite incorporar a personas que no tienen cuenta en la aplicación.
El funcionamiento es sencillo. Quien organiza genera un enlace y lo envía. El invitado lo abre desde el navegador de su computadora, escribe su nombre y solicita ingresar. No necesita registrarse en WhatsApp.
La persona que organiza sí necesita una cuenta y debe autorizar cada ingreso.
Las llamadas no tienen costo ni un límite de tiempo establecido. También cuentan con protección mediante cifrado de extremo a extremo, una tecnología que impide que terceros accedan al contenido de la conversación.
Pueden reunirse hasta 32 participantes, tanto en conversaciones individuales como grupales.
Por qué importa
Para una pequeña empresa, coordinar una reunión puede resultar más complicado de lo necesario.
Piense en una inmobiliaria que necesita presentar una propuesta a un propietario. O en un taller que quiere revisar los detalles de un pedido con su proveedor.
El problema no siempre es encontrar tiempo para conversar. A veces es conseguir que todos puedan conectarse sin dificultades.
Con esta novedad, usted puede utilizar WhatsApp para organizar la llamada aunque la otra persona no utilice esa aplicación.
Y no se trata solamente de conversar.
Los invitados también pueden mostrar lo que aparece en la pantalla de su computadora. Esto abre posibilidades prácticas: revisar una presentación, comentar una cotización o examinar un documento mientras ambas partes hablan.
Además, pueden utilizar reacciones y levantar la mano para intervenir en conversaciones grupales.
Hay otro aspecto importante: el control de acceso.
Cuando alguien abre el enlace, no entra inmediatamente. Primero queda en una sala de espera hasta que el organizador aprueba su participación. Si es necesario, también puede expulsarlo durante la llamada.
La participación de los invitados tiene límites. No pueden acceder a los teléfonos de otros asistentes, utilizar el chat ni invitar directamente a nuevas personas.
WhatsApp también prepara una integración con los calendarios de Google y Outlook para más adelante este año. Permitirá incorporar enlaces de estas llamadas a las invitaciones del calendario mediante un complemento.
Qué significa para su negocio
La oportunidad no está en llenar su agenda de reuniones. Está en hacer más sencillas las conversaciones que ya necesita tener.
Si administra una clínica, podría coordinar una revisión de documentos con un colaborador externo. Si tiene una tienda, podría conversar con un distribuidor y revisar su catálogo en pantalla.
La ventaja es reducir la necesidad de ponerse de acuerdo sobre una segunda herramienta antes de empezar.
Eso sí, una llamada no reemplaza todos los canales de comunicación. Si necesita intercambiar archivos o dejar instrucciones por escrito, tendrá que utilizar otro medio.
Esta semana, elija una reunión pendiente con alguien externo a su empresa. Desde la pestaña de llamadas de WhatsApp, utilice la opción de crear un enlace, accesible mediante el botón «+». Envíeselo a esa persona y explíquele cómo ingresar desde su navegador.
Después, observe si la coordinación fue más sencilla.
Porque mejorar la operación de un negocio no siempre significa incorporar más herramientas. A veces significa quitar obstáculos para que las personas puedan trabajar juntas.