Gemini Notebook (antes se llamaba NotebookLM) es una herramienta de Google donde usted sube sus propios documentos y después le hace preguntas. Las respuestas salen de esos documentos y vienen con citas, para que usted vea de dónde sacó cada dato. Para un negocio sirve para algo muy concreto: guardar en un solo lugar los precios, horarios, entregas y políticas, y que la IA le ayude a contestar lo que sus clientes preguntan una y otra vez.
Antes de empezar
- Escriba como si le explicara a un empleado nuevo: frases cortas con precios, horarios y reglas reales de su negocio.
- Un tema por documento: uno de precios, uno de entregas, uno de políticas. Así es más fácil actualizarlos.
- No suba datos privados de sus clientes: nada de cédulas, tarjetas ni listas de contactos. Suba solo información del negocio.
- Cambie lo que está entre corchetes por los datos de su negocio.
Los 5 pasos
Paso 1: Junte lo que ya sabe
Abra un Google Doc (o un documento de Word) y escriba, en frases cortas, lo que más le preguntan: qué vende y cuánto cuesta, horarios, si hace entregas y a dónde, cómo se paga, qué pasa si algo sale mal. También sirve un PDF que ya tenga o texto que usted pegue. Si no sabe por dónde empezar, copie las últimas 20 preguntas que le llegaron por WhatsApp y escriba la respuesta de cada una.
Documento: Preguntas frecuentes de [nombre del negocio]
¿Cuánto cuesta [producto]?
Cuesta [precio]. Incluye [qué incluye].
¿Hacen entregas?
[Sí o no]. Entregamos en [zonas]. El envío cuesta [precio] y tarda [tiempo].
¿Cuál es el horario?
[días y horas].
¿Cómo se paga?
[SINPE, tarjeta, efectivo].
¿Qué pasa si hay un problema con mi pedido?
[su política, en 2 o 3 frases].Paso 2: Súbalo a un notebook nuevo
Entre a Gemini Notebook (busque «Gemini Notebook» en Google o escriba notebook.google.com) con su cuenta de Google. Toque «Crear un notebook nuevo» y en la ventana que sale elija «Subir una fuente»: escoja su documento, o pegue el enlace del Google Doc. Más adelante, con «+ Añadir» agrega más fuentes. Dele al notebook el nombre de su negocio.
Paso 3: Pregúntele como su cliente
En el panel «Chat», escriba la pregunta tal como se la mandan los clientes, con sus errores y todo. Mire la respuesta y las citas: si la cita no coincide con su documento, el dato está mal o falta.
¿Cuánto me sale un arreglo para el sábado y si me lo pueden llevar a [lugar]?
Paso 4: Pídale la respuesta lista para copiar
Cuando la información esté bien, pídale que redacte la respuesta para mandarla. Usted la lee, cambia lo que no suene a usted y la pega en WhatsApp Business o en Instagram. Así de paso arma sus respuestas rápidas.
Con lo que dicen mis documentos, escribe la respuesta para un cliente que pregunta: «[pregunta del cliente]».
Que sea corta (máximo 3 líneas), amable, en tono cercano de Costa Rica, sin inventar nada que no esté en mis documentos. Si falta un dato, dime cuál en lugar de adivinarlo.
Paso 5: Pídale lo que falta
Este es el paso que más rinde: Gemini Notebook le dice qué preguntas de clientes sus documentos no pueden contestar. Cada hueco que encuentre es una respuesta que usted va a tener que dar a mano, o un cliente que se va sin comprar. Escriba esas respuestas en el documento y súbalo de nuevo.
Imagina que eres un cliente nuevo de mi negocio. Escribe las 15 preguntas más probables que me haría antes de comprar. Después dime cuáles de esas preguntas mis documentos NO contestan o contestan a medias.Paso 6: Manténgalo al día
Cuando cambie un precio o un horario, actualice el documento y vuelva a subirlo, y quite del panel «Fuentes» la versión vieja. Si la IA mezcla datos viejos con nuevos, casi siempre es porque la fuente vieja sigue marcada.
Un ejemplo con una floristería inventada
Imagine Floristería Aurora, un negocio inventado en Cartago, con tres documentos: lista de precios de arreglos, entregas y horarios, y política de cambios. El cliente escribe «¿cuánto el arreglo de rosas para mañana y me lo llevan a Tres Ríos?». La respuesta tiene que salir de los documentos: el precio de la lista, la zona de entrega y la hora de corte para pedidos del día siguiente. Si Aurora no dejó escrito si entregan en Tres Ríos, en el paso 5 ese hueco aparece en la lista, y ella lo agrega al documento. Es un ejemplo para que vea la idea; los datos son inventados.